Có một tài sản mà ông tỷ phú giàu nhất thế giới hay một người công nhân bình thường đều được cấp phát như nhau mỗi ngày: đó chính là 24 giờ. Thời gian là nguồn vốn công bằng nhất, nhưng cũng là thứ dễ bị phung phí nhất. Trong hành trình lập nghiệp, sự khác biệt giữa một người thành công bền vững và một người luôn bận rộn trong vô vọng nằm ở cách họ “đặt cược” 24 giờ đó vào đâu.
Nếu bạn đang cảm thấy mình luôn trong trạng thái “chạy trối chết” theo deadline, mệt mỏi vì những việc phát sinh và cuối ngày nhìn lại vẫn thấy mục tiêu lớn chưa tiến thêm được bước nào, thì đã đến lúc bạn cần hiểu về nghệ thuật quản lý thời gian thực chiến.
Ma trận Eisenhower: Thoát khỏi cái bẫy “Cấp bách”
Anh Nguyễn Long Hải đã đưa vào cuốn “Ngũ Hiểu” một chìa khóa quan trọng: Ma trận ưu tiên Eisenhower. Phần lớn mọi người dành cả ngày để xử lý những việc Cấp bách (những cuộc gọi bất ngờ, email đòi nợ, những sự cố phát sinh…). Việc cấp bách thường gây áp lực lớn, khiến chúng ta có cảm giác mình đang làm việc rất năng suất, nhưng thực tế chúng chỉ giúp ta “tồn tại” chứ không giúp ta “vươn tầm”.
Bí quyết của những người dẫn đầu là luôn ưu tiên nhóm việc: Quan trọng nhưng không cấp bách. Đây là những việc như: lập kế hoạch chiến lược, học thêm kỹ năng mới (như tiếng Trung hay nghiệp vụ US Logistics mà Thảo đang theo đuổi), xây dựng mối quan hệ với đối tác tiềm năng, hay chăm sóc sức khỏe. Vì chúng không “đòi nợ” ngay lập tức, nên chúng ta thường trì hoãn. Nhưng hãy nhớ: Nếu bạn không dành thời gian cho việc quan trọng, sớm muộn gì chúng cũng sẽ biến thành những cuộc khủng hoảng cấp bách.
Quy tắc “Bộ ba quyền lực” và Block thời gian
Đừng cố gắng hoàn thành 10 hay 20 đầu việc mỗi ngày. Sự phân tán chính là kẻ thù của hiệu suất. Thay vào đó, mỗi buổi sáng (hoặc từ tối hôm trước), hãy chọn ra đúng 3 việc quan trọng nhất – những việc mà nếu hoàn thành, bạn sẽ cảm thấy ngày hôm đó thực sự giá trị.
Sau khi chọn xong, hãy áp dụng kỹ thuật Block thời gian (Time Blocking). Hãy dành ra những khoảng thời gian cố định (ví dụ 90 phút mỗi block) chỉ để làm duy nhất một việc. Trong thời gian đó, hãy tắt thông báo điện thoại, rời xa mạng xã hội và thực hành sự tập trung tuyệt đối. Làm nhiều việc trong một ngày, nhưng tại một thời điểm, chỉ làm một việc duy nhất. Đó là cách để bạn đạt được trạng thái “Flow” (dòng chảy) – nơi mà chất lượng công việc đạt mức cao nhất.
Học cách buông bỏ và trao quyền
Một sai lầm kinh điển của người mới khởi nghiệp là cái gì cũng muốn tự tay làm vì “không ai làm tốt bằng mình”. Nhưng sức người có hạn. Để giải phóng thời gian cho những mục tiêu chiến lược, bạn phải học cách trao quyền (Delegation).
Khi một nhiệm vụ nằm ngoài khả năng chuyên môn hoặc có thể được thực hiện tốt bởi người khác với chi phí hợp lý, đừng ngại tìm người hỗ trợ. Trong logistics hay kinh doanh FMCG, việc tìm được những người đồng hành tin cậy để san sẻ bớt các khâu vận hành vụn vặt sẽ giúp Thảo có thêm “khoảng thở” để tư duy về những dự án lớn hơn. Hãy nhớ, người lãnh đạo giỏi không phải là người làm nhiều nhất, mà là người biết sắp xếp để mọi việc được vận hành hiệu quả nhất.
Lời kết
Quản lý thời gian thực chất là quản lý cuộc đời. Mỗi giây phút bạn dành ra là một khoản đầu tư. Bạn đang đầu tư vào sự phát triển hay đang tiêu xài nó vào sự trì trệ? Hãy bắt đầu bằng việc bảo vệ những khung giờ “vàng” cho những việc quan trọng. Khi bạn làm chủ được thời gian, bạn sẽ thấy mình không còn chạy đua với cuộc đời, mà đang thong dong kiến tạo nên nó.
Hôm nay, 3 việc quan trọng nhất của bạn là gì?